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Tous les employeurs vont bientôt devoir faire face à une échéance récurrente : le départ en congés d'été de leurs salariés. À cet effet, plusieurs démarches s'imposent à eux : déterminer la durée des congés payés acquis par leurs salariés, organiser l'ordre des départs en congés et en informer leurs salariés, mais aussi verser une indemnité aux salariés partant en congés payés.
Pour vous permettre d'accompagner au mieux les clients tout au long de ce processus, voici un rappel des principales règles en la matière.

Le calcul des droits à congés payés

L'ouverture du droit à congés payés
Pour qu'un salarié ait droit à des congés payés, il faut qu'il justifie avoir été occupé chez un même employeur pendant un temps équivalant à un minimum de 10 jours de travail effectif au cours d'une période dite de référence. Cette période de référence, pendant laquelle le salarié acquiert des droits à congés payés, est fixée par le Code du travail du 1er juin de l'année civile précédente au 31 mai de l'année en cours (donc du 1er juin 2009 au 31 mai 2010 pour cette année). Toutefois, pour les entreprises affiliées à une caisse de congés payés (secteurs du bâtiment et des travaux publics ou des spectacles, par exemple), cette période de référence court du 1er avril au 31 mars de l'année suivante. En outre, un accord d'entreprise ou d'établissement aménageant le temps de travail sur l'année peut parfaitement décaler la période de référence (par exemple, du 1er janvier au 31 décembre d'une même année).

Le nombre de jours acquis Le 31 mai est une date butoir : c'est à cette date que l'employeur peut en principe calculer les congés définitivement acquis par ses salariés. En pratique, chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois travaillé pendant la période de référence, soit en principe entre le 1er juin 2009 et le 31 mai 2010, les salariés à temps partiel ayant les mêmes droits que les salariés à temps plein. Autrement dit, un salarié qui a travaillé pendant ces 12 mois a donc droit à 30 jours ouvrables de congés payés (ou à 25 jours ouvrés). Attention, certaines conventions collectives prévoient toutefois des durées de congés payés plus importantes. Et la loi accorde également des jours de congés supplémentaires dans certains cas (par exemple pour les mères de famille et les apprentis âgés de moins de 21 ans au 30 avril de l'année précédente). Le nombre de jours de congés payés est normalement acquis en tenant compte de la durée de travail effectif réalisé au cours de la période de référence. Cependant certaines périodes non travaillées y ouvrent également droit, comme les périodes de suspension du contrat de travail pour maternité, accident du travail ou maladie professionnelle (d'une durée d'un an au plus), ou encore celles correspondant aux congés payés de l'année précédente. En outre, certaines conventions collectives peuvent assimiler d'autres périodes d'absence à du travail effectif (la maladie non professionnelle, par exemple).

Les congés par anticipation
Si les salariés lui demandent, l'employeur a la possibilité de leur accorder des congés payés par anticipation, sans même attendre la fin de la période de référence.
Ainsi, un salarié présent dans l'entreprise depuis le 1er avril 2010 pourra, par exemple, prendre 10 jours ouvrables de congés au mois d'août 2010.

La prise des congés payés

La période de prise des congés
Les salariés sont autorisés à prendre leurs congés payés, chaque année, pendant une période généralement fixée par la convention collective applicable à l'entreprise ou, à défaut, par l'employeur lui-même. Dans ce dernier cas, l'employeur doit fixer cette période en tenant compte des usages et après consultation, lorsqu'il y en a, des représentants du personnel.

En tout état de cause, la période de prise des congés doit obligatoirement comprendre la période du 1er mai 2010 au 31 octobre 2010. Sachant que, le plus souvent, les employeurs choisissent de l'étendre sur toute l'année de façon à favoriser l'étalement des congés.
Et attention, sauf accord de l'employeur ou stipulation particulière de la convention collective applicable, les jours de congés non pris au cours de cette période sont en principe perdus. Ainsi, un salarié ne peut pas reporter tout ou partie de ses congés sur l'année suivante ni prétendre à une indemnité compensatrice.
La durée des congés
Tout salarié doit pouvoir prendre un congé en principe d'au moins 12 jours ouvrables en continu au cours de la période de prise du congé. Son congé d'été peut ainsi être pris en plusieurs fois à condition qu'une fraction au moins comporte 12 jours ouvrables de congés.
Parallèlement, la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder 24 jours ouvrables. Du coup, la 5e semaine de congés payés est prise à un autre moment.
Le calendrier des départs en congés
À moins que la convention collective applicable à l'entreprise ne fixe un ordre des départs, c'est à l'employeur qu'il revient de fixer la date de départ en congés de ses salariés, après avoir consulté, s'il y en a, les représentants du personnel. À cet effet, si les départs sont organisés par roulement, l'employeur doit tenir compte pour fixer l'ordre et la date des départs :
- de la situation de famille du salarié ;
- de son ancienneté ;
- des possibilités de congés du conjoint ;
- d'éventuelles activités chez d'autres employeurs. Mais il est également possible de fermer l'entreprise et d'imposer à tous les salariés de partir pendant cette période de fermeture. Dans ce cas, il faut consulter les représentants du personnel avant d'en fixer les dates. Et si la période de fermeture est inférieure à 4 semaines, l'accord des délégués du personnel ou, à défaut, celui de chaque salarié, est requis dans la mesure où l'entreprise fractionne le congé principal.

L'information des salariés

L'employeur doit d'abord informer ses salariés collectivement de la période des congés payés au moins 2 mois avant son ouverture, c'est-à-dire au plus tard le 1er mars si elle débute le 1er mai.
Il doit ensuite informer individuellement ses salariés de la date de leur départ en congés, au moins un mois à l'avance, par courrier ou note de service, et afficher le planning des départs en congés dans les locaux de l'entreprise.
Sachant que la date des congés payés ne peut pas être modifiée par l'employeur ni par le salarié, dans le mois précédant la date prévue, sauf circonstances exceptionnelles (la mise en redressement judiciaire de l'entreprise, par exemple).

La rémunération des congés payés

Le calcul de l'indemnité
Pendant ses congés payés, le salarié a droit à une indemnité qui peut être calculée de deux façons différentes :
- soit une indemnité égale au 1/10 de la rémunération totale perçue par le salarié au cours de la période de référence ;
- soit une indemnité égale au montant de la rémunération qui aurait été perçue par le salarié pendant la période des congés s'il avait continué à travailler.
En pratique, c'est le mode de calcul le plus avantageux pour l'intéressé qui doit être retenu. L'employeur doit donc comparer les deux méthodes pour appliquer la plus favorable au salarié.

Le versement de l'indemnité
L'indemnité n'est en principe versée qu'à l'issue du congé du salarié. Cependant, certaines conventions collectives prévoient que le paiement des indemnités de congés payés intervient au moment du départ en congés. En outre, il apparaît souvent plus pratique pour les entreprises de conserver la périodicité mensuelle du versement des salaires afin que la période des congés payés ne vienne pas perturber la gestion de la paie.